Sob responsabilidade do setor de Processamento Técnico e Documentação Digital, as atividades de classificação, ordenação e descrição dos conjuntos documentais do Centro de Memória-Unicamp (CMU) pautam-se pelas diretrizes da ISAD(G): Norma geral internacional de descrição arquivística. Utiliza-se a designação “Conjuntos documentais”, em vez de Fundos e Coleções, tendo em vista a fragilidade dos limites entre as definições destas terminologias, sobretudo quando discutidas sob o pano de fundo dos acervos pessoais.

Buscando garantir a homogeneidade no processo descritivo e evitar ao máximo o uso de vocabulário espontâneo, criou-se uma série de protocolos, registrados em formato de manual, a ser constantemente alimentado mediante a heterogeneidade dos conjuntos, gêneros e tipologias documentais do acervo do CMU. Em linhas gerais, as descrições acessíveis neste portal, seguem as seguintes diretrizes:

1. As informações que constam no item documental (fonte principal de informação) são registradas conforme a redação, a ordem e a grafia apresentadas, observando-se as regras para cada campo. Em caso de dúvida quanto ao entendimento sobre os dados, como com relação à grafia, esta vem seguida por um sinal de interrogação (?). Exemplo: Campinas, SP?;


2. Os dados registrados entre colchetes ([ ]) indicam informações atribuídas pelo arquivista, com base em pesquisas externas à fonte primária. Caso haja dúvida quanto a esta informação extraída de outra fonte que não a principal, é utilizado um ponto de interrogação antes do colchete de fechamento. Exemplo: [Campinas, SP?];


3. No caso de uma informação incorreta constar de uma fonte principal de informação, esta é sempre corrigida e registrada entre colchetes no campo adequado. A informação original incorreta será anotada no campo “Notas” precedida da expressão indicada para cada caso;


4. A área “Título” é destinada à identificação nominal do item documental. Obrigatoriamente, procura-se registrar o título original do documento, mantendo a ordem e a grafia utilizadas, abreviando-as em casos de títulos originalmente extensos. No caso de inexistência de título, o mesmo é atribuído a partir de elementos de informação presentes no item que está sendo descrito. Preferencialmente, utiliza-se o registro da espécie/tipo documental, isto é, a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, utilizando-se, para tal, o Vocabulário Controlado de Espécies e Tipos Documentais do CMU. Exemplo: [Livro-caixa da Fazenda São Pedro]. Para itens bibliográficos, utiliza-se diretamente o título da obra. Exemplo: Casa Grande e Senzala; Memórias Póstumas de Brás Cubas. Já para recortes de jornal, entra-se com o título disponível no item e, quando da inexistência do mesmo, o título será feito pela primeira palavra do título em maiúscula seguido de três ou quatro palavras em letra minúscula e reticências. Exemplo: [HISTÓRIA da casa brasileira…];


5. O campo “Data” é preenchido indicando o dia, o mês e o ano de produção do item documental, quando estes são passíveis de serem identificados. Os meses são sempre indicados com suas três primeiras letras, com exceção de maio, grafado por extenso: Exemplo: 23 maio 1856; dez 1956; 1929. O uso de colchetes e ponto de interrogação tem a mesma validade neste campo, como nos demais. É possível que haja a indicação de datas-baliza (por período), ou ainda a atribuição de década. Exemplo: 1903-1910; [entre 28 dez 1932 e jul 1930]; [191_]. No caso da busca pelo sistema, esta é feita em sua completude, isto é, se um item é identificado como produzido na década de 1910 ([191_]), a plataforma de descrição entende que o mesmo tenha sido gerado entre 1º de janeiro de 1910 e 31 de dezembro de 1919. Na total impossibilidade do conhecimento ou presunção da datação do documento, utiliza‐se n.i. (não identificado);


6. Devido a não existência na norma ISAD(G) de um campo específico para indicar o lugar em que foi produzido o documento, convencionou-se utilizar a área de “Pontos de acesso de Local”, em “Pontos de Acesso”, para tal fim;


7. O campo “Dimensão e suporte” objetiva apresentar a configuração física do item. Em linhas gerais, segue a estrutura: [Quantidade] item: [formato], [cromia], [suporte(s)], [técnica(s)], [dimensão(ões)]. No caso das dimensões, considera-se sempre as maiores dimensões do item processado, na sequência base x altura x profundidade ou espessura (quando houver), podendo variar conforme o gênero, tipo ou espécie documental: para textuais, a mensuração será realizada em páginas (exemplo: 1p; 18p), e, caso o item exceda o tamanho de 38 x 25 cm, anota-se também sua medida em centímetros; para encadernados, indica-se o número total de páginas e o total de páginas com informações preenchidas, na sequência: número total de páginas (número de páginas preenchidas); no caso de cartões (como postais, de visita), usa-se a indicação frente e verso (escrever por extenso), quando há informações em ambos os lados do item; para itens iconográficos, indica-se sempre as medidas em centímetros, independente da dimensão;


8. O campo “Âmbito e Conteúdo” registra dados sucintos acerca do âmbito (como período de tempo e localização geográfica) e do conteúdo (como formas dos documentos, assuntos, responsáveis, processos administrativos) do item documental, iniciando-se, preferencialmente, com a tipologia documental;


9. Todos os nomes localizados no documento são inseridos na área de “Pontos de acesso de Assunto”, em “Pontos de Acesso”, facilitando o acesso mediante a padronização construída no Vocabulário Controlado - Onomástico do CMU;


10. Informações não compatíveis com os campos de descrição são inseridas em “Notas”, de modo que o pesquisador esteja ciente de atribuições ou outros dados julgados importantes pelo arquivista.